Thủ tục hành chính là cơ sở đồng thời là điều kiện để cơ quan Nhà nước giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân. Tiến hành cải cách hành chính sẽ thúc đẩy hoạt động của bộ máy quản lý. Trong những năm gần đây, cải cách hành chính trở thành một trong những nội dung quan trọng mang tầm chiến lược trong công cuộc đổi mới ở nước ta hiện nay.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác cải cách thủ tục hành chính, trong thời gian qua, Đảng ủy, Ban Giám hiệu trường Đại học Khoa học đã rất quan tâm đến việc nâng cao công tác cải cách thủ tục hành chính trong Trường, trong đó quan tâm, chú ý đến vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính.

Hiện nay, phần lớn các lĩnh vực công tác của nhà trường đều được quản lý bằng phần mềm như: phần mềm quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, quản lý học phí, quản lý thư viện, thi đua khen thưởng, quản lý khoa học, quản lý nhân sự, quản lý văn bản (eDocman)... Những phần mềm trên đã đem lại lợi ích không nhỏ trong công tác quản lý chung của nhà trường: tính chính xác cao, nhanh chóng, thuận tiện, khoa học, giải phóng sức lao động... Đặc biệt, năm học 2013-2014, Trường đã và đang tích cực triển khai thực hiện việc nhắn tin SMS cho sinh viên và cán bộ. Có thể nói, đây là bước “đột phá” trong việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý của nhà trường. Điều này đã góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng một môi trường giáo dục đào tạo khoa học, thuận tiện và nhanh chóng hơn, mang lại kết quả tối ưu trong việc giảng dạy và học tập cho giảng viên và sinh viên.

“SMS-Sinh viên” là hình thức gửi thông tin của nhà trường tới gia đình và sinh viên qua tin nhắn đến số điện thoại di động do Trường cấp cho sinh viên. Với hình thức này, sinh viên và phụ huynh sinh viên sẽ thường xuyên nhận được những thông tin sau:

- Thông tin về Lịch học, lịch thi, lịch đăng ký môn học

- Thông tin về Điểm thi (thông báo ngay khi có kết quả)

- Thông tin về tình hình học tập, xử lý học vụ

- Thông tin về rèn luyện, khen thưởng, kỷ luật

- Thông tin về học phí, thời hạn đóng học phí

- Thông tin về hoạt động của Trường, học bổng, các thông tin về việc làm cho sinh viên...

“SMS- Sinh viên” tạo lập được thông tin mang tính hai chiều, thuận lợi trong việc phối hợp giữa nhà trường, gia đình và sinh viên ngày càng chặt chẽ, nâng cao chất lượng dạy và học và quản lý sinh viên. Đó là phương pháp hữu hiệu kết nối thông tin giữa phụ huynh, sinh viên, học viên với trường Đại học Khoa học. “SMS- Sinh viên” là 1 phần trong giải pháp SỔ LIÊN LẠC ĐIỆN TỬ mà Trường sẽ triển khai thực hiện trong tương lai.

Với “SMS-Cán bộ”, các CB,VC của Trường nhận lịch họp, kế hoạch công tác qua hệ thống tin nhắn qua thuê bao di động đã đăng ký. “SMS- Cán bộ” đã giúp giảm thiểu đáng kể chi phí, thời gian cho công tác thông báo kế hoạch hoạt động. Thông tin được gửi đến các cá nhân đúng thành phần, nhanh, khoa học và đảm bảo tính chính xác cao và đặc biệt là thuận tiện trong việc tra cứu, nhận thông tin. Trên cơ sở Lịch công tác đã xây dựng, phòng Hành chính Tổ chức phối hợp với Trung tâm Công nghệ Thông tin –Thư viện gửi tin nhắn đến các cá nhân có liên quan thông qua phần mềm do nhà trường viết, thiết kế. Form chung của tất cả các tin nhắn là “DHKH TB” (trường Đại học Khoa học thông báo). Ngoài ra, các CB, VC của nhà trường có thể tra cứu thông tin về Kế hoạch công tác trên website của Trường (mục http://www.tnus.edu.vn/cong-tac-tuan/lich-cong-tac-tuan) hoặc phầm mềm quản lý văn bản Edocman. Giống như “SMS- Sinh viên”, “SMS- Cán bộ” giúp cho việc liên lạc thông tin giữa các nhà CB,VC trong Trường được thường xuyên, liên tục, thuận lợi và nhanh chóng.

Đến nay, Trường Đại học Khoa học là đơn vị đầu tiên và duy nhất của Đại học Thái Nguyên thực hiện ứng dụng phần mềm “SMS- Sinh viên”, “SMS- Cán bộ”. Việc sử dụng phần mềm SMS không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả công tác, cải cách hành chính, đổi mới phương thức, lề lối làm việc mà còn góp phần tích cực trong việc xây dựng môi trường giáo dục thân thiện, khoa học, hiện đại, thực hiện chủ trương của Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

Hy vọng, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, mô hình văn phòng di động (M-Office) sẽ đi vào thực tiễn trong tương lai không xa.